วิธีการเขียน e-mail เพื่อสมัครงาน

ไหนใครไม่เคยส่งอีเมล์สมัครงานเป็นภาษาอังกฤษบ้าง ยกมือขึ้น! ...โอ้โห เยอะเหมือนกันนะครับเนี่ย แต่ขอบอกเลยครับว่าเรื่องนี้ “จำเป็นต้องรู้” เพราะเดี๋ยวนี้ไม่ว่าบริษัทต่างชาติหรือบริษัทไทย ก็มักจะให้คุณส่งอีเมลืเป็นภาษาอังกฤษทั้งนั้นแหละ ...งั้นเราไปดูกันเลยดีกว่า ว่า 8 ขั้นตอนมีอะไรบ้าง

ขั้นตอนที่ 1 : ระบุชื่อเรื่องอีเมล์ให้ชัดเจน ชัดเจน ชัดเจน!

หัวข้ออีเมล์เป็นจุดแรกที่ HR เริ่มพิจารณาว่าจะ “เปิดอ่าน” หรือ “คัดออก” เพราะถ้าคุณเขียนแบบ “ไม่มืออาชีพ” หรือ “เขียนผิด” ตั้งแต่หัวข้อ HR คงกดลบอีเมล์คุณทิ้งอย่างไม่ใยดี

ตัวอย่างประโยคที่ควรใช้ :
Apply for (ชื่อตำแหน่ง) Position - (ชื่อ-นามสกุุล)
หรือแค่ (ชื่อตำแหน่ง) Position - (ชื่อ-นามสกุุล)

สั้นๆ ง่ายๆ ได้ใจความแบบนี้แหละครับ

ขั้นตอนที่ 2 : เขียนวันที่ให้ถูกต้อง

ข้อที่สองนี้ บางคนอาจจะสงสัยว่า “จำเป็นต้องเขียนวันที่ด้วยเหรอ” ดูที่ตัวอีเมล์เอาก็ได้มั้ง ก็จริงอยู่ว่า HR สามารถดูวันที่จากอีเมล์ที่คุณส่งไปได้ แต่คงจะดีกว่าถ้าเปิดมาแล้วพบคุณเริ่มต้นด้วยการเขียนวันที่เพื่อย้ำเตือนว่าอีเมลล์ของคุณถูกส่งมาตั้งแต่วันไหน เพื่อ HR จะได้เห็นชัดๆ และพอจะทราบได้ทันทีว่าอีเมลล์สมัครงานของคุณ เป็นอีเมล์ที่เพิ่งถูกส่งมาใหม่ๆ ไม่ใช่อีเมล์ที่ค้างคาอยู่ในแอคเค้าท์ที่ HR ลืมเปิดเอง

ตัวอย่างการเขียนวันที่ :

11 March 2018

March 11, 2018

ขั้นตอนที่ 3 : ชื่อผู้รับ ตำแหน่ง ชื่อบริษัท

คุณจะสมัครงานที่บริษัทไหนก็ควรจะระบุชื่อบริษัทลงไปด้วย ไม่ควรเขียนเหมือนกันทุกอีเมล์แล้วฟอร์เวิร์ดไปทีเดียว 10 บริษัท เพราะมันดูไม่เป็นมืออาชีพและดูเหมือนไม่ได้ใส่ใจ หรือไม่อยากได้งานนี้จริงๆนะครับ ฉะนั้นจุดที่สามนี้คุณควรระบุชื่อผู้รับ (ในกรณีที่คุณทราบว่าส่งให้ใคร) ระบุตำแหน่ง และชื่อบริษัทให้ถูกต้อง

ตัวอย่างการเขียนชื่อผู้รับ :

Mr./Mrs./Ms. (ชื่อ-นามสกุล)

Human Resources Manager

XYZ Company

ขั้นตอนที่ 4 : เปิดประโยคอย่างสุภาพชน

คนไทยเรามักจะนึกไม่ค่อยออกว่าควรจะขึ้นต้นจดหมายว่าอะไร เพราะในภาษาพูดเราก็ใช้ “Good morning/Hello/Hi” ซึ่งคำเหล่านี้มักจะไม่ใช้ในการเขียนอีเมล์ คำที่ควรใช้นั้นจริงๆแล้ว คือคำว่า “Dear” นั่นเอง

ตัวอย่างประโยคที่ควรใช้ :

Dear Mr./Mrs./Ms. (ชื่อผู้รับ)

ถ้าไม่ทราบชื่อผู้รับก็ Dear Mr./Mrs./Ms. เฉยๆก็ได้ครับ

หรือจะใช้ Dear Contact Person แบบนี้ก็ได้ครับ

ขั้นตอนที่ 5 : บอกเขาว่าคุณส่งมาสมัครงาน

แน่นอนว่าเมื่อเริ่มเข้าสู่เนื้อหาจดหมายแล้ว คุณควรพิมพ์แจ้งว่าคุณส่งอีเมล์นี้มาเพื่อวัตถุประสงค์อะไร คุณสนใจสมัครตำแหน่งอะไร และอาจบอกเพิ่มว่าคุณไปเห็นตำแหน่งนี้มาจากที่ไหน

ตัวอย่างประโยคที่ใช้ได้ :

I am writing to apply for the (ชื่อตำแหน่ง) position advertised in the JobsDB.

I'm writing to express my interest in the (ชื่อตำหน่ง) position listed on Goodjobs.com.

ขั้นตอนที่ 6 : เล่าเกี่ยวกับตัวเองคร่าวๆ

ก่อนที่ HR จะกดดูเรซูเม่ของเรา เราควรจะสร้างความน่าสนใจตั้งแต่ในอีเมล์เสียก่อน โดยคุณอาจทบทวนดูว่างานที่คุณกำลังสมัครนี้ต้องการทักษะหรือประสบการณ์แบบใดเป็นพิเศษหรือไม่ โดยคุณควรกล่าวถึงทักษะหรือประสบการณ์นั้นๆ เพื่อทำให้โปรไฟล์ของคุณดูน่าสนใจ และยังเป็นการสร้างความสนิทสนมกับผู้รับอีเมลล์ในขั้นแรกอีกด้วย

ตัวอย่างการแนะนำตัว :

The opportunity presented in this job description is very interesting, and I believe that my experience and my educational background will make me a very competitive candidate for this position.

With a MBA degree in Finance and Investment, I have a full understanding of the Business Finance and I also have experience in Accounting.

นอกจากการพูดข้อดีของเราที่เหมาะสมกับตำแหน่งแล้ว ถ้าคุณเคยมีประสบการณ์การทำงานมาก่อน ก็ควรบอกด้วยว่ามี Experiance อะไรบ้างโดยลิสต์เป็นข้อๆ ว่าทำงานอะไรมา รับผิดชอบโปรเจ็คท์อะไร เป็นต้น

และถ้าหากคุณมีเอกสารแนบ เช่น เรซูเม่ พรีเซนเทชั่น ใบรับรอง หรือตัวอย่างพอร์ทผลงานของคุณ สามารถแจ้งเพิ่มเติมได้ว่า “I am enclosing a completed job application, my certification, my resume, and my portfolio.” คุณได้แนบใบสมัครที่กรอกแล้ว ใบรับรอง/ใบประกาศ เรซูเม่ และพอร์ทฟอลิโอมาด้วย

ขั้นตอนที่ 7 : จบอีเมล์ด้วยการขอบคุณและบอกช่องทางการติดต่อกลับ

หลังจากที่เราบอกเล่าเรื่องราวของตัวเองคร่าวๆ เราควรจบอีเมล์ด้วยประโยคเช่น “Please see my resume for additional information on my experience.” กรุณาดูเรซูเม่เพื่อข้อมูลเพิ่มเติมนะครับ และขอบคุณผู้รับที่สละเวลาอ่านอีเมล์ของคุณว่า “Thank you for your time and consideration.” ซึ่งตรงนี้เป็นมารยาทสากลที่คุณควรขอบคุณผู้พิจารณาอีเมล์ของคุณ

หลังจากนั้นคุณควรทิ้งช่องทางการติดต่อให้กับทางบริษัท ไม่ว่าจะเป็นเบอร์โทร อีเมล์นี้ หรือสะดวกให้นัดพบ ก็ควรแจ้งไปในอีเมล์ด้วยเลย

ตัวอย่างการแจ้งช่องทางติดต่อกลับ :
I can be reached anytime via email at example@gmail.com or my cell phone, 099-123-4567.

I can come and visit your office at anytime.

I can be reach at 099-123-4567.

และ I look forward to speaking with you about this employment opportunity.

ขั้นตอนที่ 8 : ลงชือจบสวยๆ

สิ่งหนึ่งที่เราไม่ควรทำ (แต่มักทำพลาดบ่อยๆ) คือการจบอีเมล์ด้วยคำว่า Thank you ซึ่งเป็นคำที่ดูไม่เป็นทางการ ไม่เหมาะสมสำหรับการติดต่อเรื่องงาน ซึ่งคำที่ควรใช้ก็มีให้เลือกอยู่หลายคำ

ตัวอย่างคำที่ควรใช้ :
Best regards,
Yours sincerely,
Yours faithfully,

Sincerely,

และลงท้ายด้วยชื่อ-นามสกุลของคุณ

เท่านี้ก็ดูเป็นทางการแล้ว

Credit: https://www.globlish.co.th